24.05.2016
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Softwareprogramme zur Unterstützung im Handwerk

Auch in Handwerksbetrieben ist man heute zunehmend auf den PC angewiesen. Für viele Handwerker bedeutet die Auseinandersetzung mit neuen Programmen einen großen Zeitaufwand. Dennoch rentiert sich die zeitliche Mühe in den meisten Fällen.

Wer sich die neuen Kenntnisse nur schwer selbst erarbeiten kann, sollte darüber nachdenken, geeignete Schulungen zu besuchen oder sich zumindest von einem Bekannten unterrichten zu lassen, der dieselbe Software bereits erfolgreich verwendet. Häufen sich die Aufgaben, kann es auch sinnvoll sein, einen eigenen qualifizierten Mitarbeiter für Buchhaltung und Co. einzustellen. Dieser arbeitet sich viel schneller in neue Programme ein und kann die Arbeit in kürzerer Zeit erledigen. Die Softwareprogramme enthalten aber zunehmend auch immer mehr Hilfestellungen wie Videoanleitungen etc., um den Einstieg zu erleichtern. Die Oberflächen werden übersichtlicher gestaltet, sodass man intuitiv die richtigen Funktionen findet. Hinter Markenprodukten stehen häufig große Hersteller, die Ihre Kunden im Notfall über unterschiedliche Kanäle unterstützen. Dort kann man anrufen, wenn man nicht weiterkommt. Auf der Homepage findet man oft noch beantwortete FAQs zu den Produkten, die einem auch die eigenen Fragen klären. Am Beispiel der Firma Lexware kann gut dargestellt werden, welche Funktionen derartige Software besitzt und welche Vorteile sich für Handwerksbetriebe aus der Nutzung ergeben.

Die Auftragsbearbeitung

Spezielle Software für die Auftragsbearbeitung im Handwerk enthält alle nötigen Belegformate vom Angebot bis hin zur Rechnungsstellung. Auch Sammelrechnungen, Rechnungskorrekturen und Servicerechnungen können hiermit gestellt werden. Man kann damit die Lagerhaltung und auch die Inventur verwalten und Ein- und Ausgang von Material verbuchen. Fehlen einzelne Positionen, kann man trotz automatisierter Prozesse manuell weitere Kategorien etc. einfügen. Außerdem können ganze Projekte verwaltet und abgerechnet werden.

Die Lohnabrechnung

Bei der Abrechnung des Monatslohns erleichtert eine gute Software ebenfalls die Arbeit. Hier können mit wenigen Klicks unterschiedliche Anstellungsverhältnisse ausgewählt werden:

  • Geringverdiener
  • Mini-Jobber
  • Midi-Jobber
  • Mehrfachbeschäftigte

Darüber hinaus können nachgefragte Unterlagen wie Lohnsteuerbescheinigungen oder die Anmeldung zur Lohnsteuer unkompliziert ausgedruckt werden. Bescheinigungen im Fall von Mutterschutz oder Krankheit können auch elektronisch übermittelt werden.

Die Buchhaltung

Mit der passenden Software ist die Erstellung von EÜR oder doppelter Bilanz nicht schwer. Das Programm leitet einen dabei step-by-step an. Wenn das Online-banking direkt enthalten ist, entstehen weniger Fehler durch aufwendige Zahlenübertragungen. Die Voranmeldung und Jahreserklärung der Umsatzsteuer können dank der passenden Schnittstelle direkt mit ELSTER ans Finanzamt geleitet werden.

Weitere Funktionen und Vorteile

Besonders vorteilig an solch einem System ist zudem, dass es schnell und einfach einen Überblick über die aktuelle Situation des Handwerkbetriebs geben kann. So kann man veränderte Bedingungen leichter erkennen, reagieren und in kürzerer Zeit seine Strategie ändern. Außerdem können alle Daten beispielsweise fürs Gespräch mit Förderern grafisch übersichtlich und anschaulich vom Programm dargestellt werden.

Die Daten von Kunden, Lieferanten und Partnern werden nicht nur sorgfältig verwaltet, sondern Briefsendungen an diese können auch online an die Post geschickt werden, sodass Drucken, Verpacken und Frankieren entfallen.

Natürlich kann man sich verschiedene Programme für Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Lohnabrechnung etc. gesondert zulegen. Gerade wenn man von Bekannten Empfehlungen für die eine oder andere Software bekommt, sollte die Anschaffung bedacht werden. Komplettpakete sind aber im Normalfall günstiger, als die Produkte einzeln zu beschaffen. Hinzu kommt, dass sich überschneidende Daten dann einfacher übertragen lassen. Man spart sich gegebenenfalls zeitlichen Aufwand, der durch die Dopplung von Dateneingaben entsteht.